Saisie des données : des conseils pour réussir l’externalisation
En choisissant de faire appel à une agence d’externalisation, les entreprises ont la possibilité de se décharger des nombreuses contraintes liées à la saisie des données. Toutefois, la prudence est de mise dans ce domaine. Découvrez dans cet article des conseils qui vous permettront certainement de réussir votre démarche.
L’importance de la saisie des données
La saisie de données est une opération qui consiste à saisir manuellement des données provenant d’autres sources dans une base de données. Elle est effectuée par une équipe de plusieurs opérateurs de saisie, et peut s’avérer fastidieuse et chronophage, en particulier lorsqu’il faut saisir des résultats de sondage, des coupons réponses ou des réclamations de nombreux clients. Généralement, les entreprises investissent dans des logiciels pour alléger la charge de travail des collaborateurs et pour gagner en productivité.
Il est à rappeler que données utilisées par les entreprises doivent être fiables, crédibles et exploitables tout au long de leur cycle de vie. Et pour cause, elles sont très utiles pour pouvoir prendre des bonnes décisions stratégiques. Par conséquent, les erreurs doivent être détectées et corrigées à toutes les étapes du processus afin d’assurer leur intégrité. Les anomalies peuvent, entres autres, causées par de erreurs de configuration et de sécurisation, mais souvent, elles sont provoquées par des fausses manipulations des opérateurs de saisie.
La saisie et donc la qualité des données peuvent également être affectées par des programmes malveillants qui se multiplient sur internet et les menaces liées aux virus présent dans un parc informatique en mauvais état. D’autres éléments méritent aussi d’être pris en considération : récupérabilité, traçabilité, accessibilité, lisibilité… Il est donc important d’établir une check-list avec notamment la possibilité de validées les entrées et de supprimer les anomalies.
En plus de choisir un bon outil de saisie de données, il est aussi essentiel de conserver les rapports d’audit. En effet, en cas de détérioration ou de perte, ce réflexe permet de détecter les origines du problème. Les rapports d’audit doivent être produits de manière automatique, et chaque manipulation doit être suivi et enregistrée, avec à chaque fois un lien entre l’événement et l’utilisateur qui l’a créé.
Des recommandations pour réussir son externalisation de saisie de données
Le processus d’externalisation de saisie de données met en scène aux moins deux parties : l’entreprise commanditaire de la mission et l’agence qui prend en charge les travaux. Pour que la collaboration soit une réussite, il va de soi qu’entreprise doit faire appel à une structure qui a les compétences nécessaires à l’exécution des travaux. Si la saisie peut paraître une tâche facile, il est à retenir qu’elle ne doit pas être confiée à des personnes inexpérimentées. Par ailleurs, les données sont des ressources confidentielles, en particulier les informations internes et les renseignements sur les clients. Le respect de la confidentialité est donc une condition sine qua non pour réussir la démarche.
Une fois le bon prestataire de saisie des données identifier, il est conseillé d’explorer clairement ses attentes, et ce avant le début des travaux et non quand il a des problèmes. C’est même une étape obligatoire si on veut éviter les malentendus et les retards. A ce stade, il faut convenir d’un cahier des charges précis et validé par le commanditaire et le prestataire.
Après le début du processus d’externalisation de saisie de données, il est temps de procéder à la mise en place d’un système de contrôle et de suivi de la commande. Cette étape est également essentielle dans la mesure où elle permet de vérifier le respect du cahier de charges, même si la société commanditaire ne se charge pas elle-même de cette tâche. S’il y a des anomalies, l’entreprise doit les signaler à l’agence qui prendra alors les mesures nécessaires à la correction et à la prévention des erreurs. Enfin, pour faciliter le suivi, l’entreprise commanditaire ne doit pas rester en retrait et tout laisser entre les mains du prestataire, même si elle a payé le prix pour ce travail. Mais quoi qu’il en soit, le prestataire se doit se positionner en professionnel, car c’est la raison pour laquelle la société cliente a fait appel à lui.
