Saisie de données externalisée : pourquoi opter pour cette solution ?

La saisie de donnée est une tâche facile à réaliser à condition d’avoir les bons équipements et des ressources humaines compétentes. Le seul souci c’est qu’elle est chronophage. Qui plus est, force est de constater que la concurrence devient de plus en plus rude chaque jour ! Pour rester concurrentiel, on ne peut plus se permettre de perdre du temps. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de cette tâche.

Qu’est-ce que la saisie de données ?

La saisie et le traitement de données sont une opération qui vise à transformer un support physique au format numérique à partir d’un appareil électronique ou d’un ordinateur. Ce procédé est utilisé dans le but de rassembler toutes les données d’une entreprise dans un même endroit. Cela permet une meilleure organisation des documents et facilite l’accès de ces derniers.

Bien que cette activité paraisse facile au premier abord, elle peut vite devenir une tâche fastidieuse, surtout si les documents à traiter sont nombreux. Ce qui est souvent le cas dans les grosses entreprises. Ainsi, la meilleure solution qui s’impose est l’externalisation !

Comment effectuer la saisie des données ?

Pour effectuer la saisie de données, deux solutions s’offrent à vous :

Avoir recours à un prestataire spécialiste en saisie de données

Cette option est sans aucun doute la solution la plus judicieuse, car elle présente de nombreux avantages. Tout d’abord, vous obtiendrez les services d’un expert en la matière. Ce qui vaudra des prestations de qualité dans les meilleurs délais. En lui confiant cette tâche chronophage, vous gagnerez ainsi plus de temps et votre personnel pourra se consacrer entièrement à leur réelle mission au sein de votre entreprise.

Aussi, un service de saisie de données externe met à votre disposition plusieurs opérateurs de saisie qui peuvent traiter différents types de documents allant des plus simples aux plus complexes. Et ils disposent déjà de tous les outils informatiques nécessaires pour la réalisation de leur mission. De ce fait, vous n’aurez plus à investir dans du matériel ni à embaucher du personnel qui devrait s’occuper en interne de la saisie et du traitement de vos données.

Les principales missions d’un opérateur de saisie sont notamment de classer et vérifier chacun des documents essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise. Il peut également être amené à gérer le tri et le traitement des courriers et des commandes.

Afin de pouvoir exercer ce métier, les opérateurs de saisie doivent donc avoir quelques compétences. Notamment :

• maîtriser les outils informatiques et bureautiques ;
• savoir utiliser les logiciels de traitement de texte et de transcription ;
• avoir un bon sens de l’organisation ;
• connaître les meilleures méthodes de classement et d’archivage ;
• savoir prioriser les tâches.

Les logiciels de saisie de données

La saisie et le traitement des données sans logiciels sont une vraie perte de temps ! Vous pourrez y passer des jours, voire des semaines ou même des mois en fonction de la taille des documents. Pour les grosses entreprises, c’est pratiquement impossible de se passer de logiciels.

Voici une sélection des meilleurs logiciels pour le traitement des données :

• Jotform
• Forms On Fire
• Conxiom
• Process Runner
• Rossum
• ElectroNeek Studio IDE

Mais bien évidemment, tous ces logiciels sont payants et il faut savoir les utiliser pour en tirer des avantages. De plus, les données d’une entreprise continuent de s’accroître jour après jour. Même en utilisant les meilleurs logiciels de saisie et traitement de données, il faudra toujours mobiliser du personnel pour s’en occuper.

La meilleure solution reste ainsi d’opter pour l’externalisation ! En faisant appel à un service de saisie de données externe, vous n’aurez pas à investir dans des logiciels ni confier cette tâche à votre personnel en interne. Et la cerise sur le gâteau, vous bénéficierez d’un tarif avantageux.