La facturation : 5 erreurs à éviter dans la gestion des factures

Une facturation correcte est un élément déterminant dans la relation avec vos clients, d’autant plus qu’elle est étroitement liée à la demande et à la réception du paiement de la vente de vos produits ou services. Les factures sont des documents officiels qui sanctionnent les transactions monétaires et témoignent d’une relation économique entre deux parties, c’est-à-dire entre vous en tant que fournisseur de biens ou de services et votre client en tant qu’acheteur payant.

Pourtant, il arrive souvent de commettre des erreurs de facturation, parfois seulement en apparence anodines, qui peuvent à la longue avoir des conséquences désagréables non seulement pour la relation entre vous et vos clients mais aussi pour la gestion administrative, financière et fiscale de votre entreprise.

Voici 5 erreurs typiques qui peuvent finir par créer de gros problèmes.

1- Ne pas envoyer de factures

Cela peut sembler absurde, mais c’est précisément l’erreur la plus courante. Comment pouvez-vous vous attendre à être payé par un client si vous ne lui avez pas encore envoyé de facture ? Même si vous avez une relation continue, par exemple un service de conseil, qui implique un revenu mensuel fixe, vous ne pouvez pas et ne devez pas vous attendre à ce que le client se souvienne quand vous payez. L’envoi de la facture sera le premier et le meilleur moyen de le leur rappeler.

En gardant une trace des factures émises et de l’état de leurs paiements, vous pouvez également avoir un aperçu de l’évolution de votre entreprise, des produits ou services les plus demandés et de votre clientèle chaque mois.

2- Ne facturez pas rapidement

Le meilleur moment pour envoyer une facture est « tout de suite », dès que vous avez fait ce que vous aviez à faire : vendre un produit, fournir un service ou terminer un projet.

Pourquoi attendre? Les clients peuvent avoir différents modes de paiement et délais, il est donc préférable de toujours jouer à l’avance et de facturer dès que vous en avez la possibilité. En le reportant, vous risquez de « perdre la manche ».

Par exemple, si votre client a l’habitude de comptabiliser et de payer tous les fournisseurs le 10 du mois, en envoyant votre facture le 11, vous devrez probablement attendre le lendemain. Et si vous avez la chance d’avoir plusieurs clients, reporter l’émission d’une facture peut même vous conduire à l’oublier complètement. Un retard de facturation équivaut à un retard de paiement. Simple, n’est-ce pas ?

3- Envoyer les factures au mauvais destinataire

L’une des principales causes de retard de paiement est que votre facture passe d’une main à l’autre avant qu’elle ne parvienne à la bonne personne. En supposant que vous y arrivez, car il pourrait aussi se perdre en chemin.

Si votre client est une entreprise de taille moyenne, assurez-vous d’avoir un interlocuteur spécifique à qui envoyer vos factures. Mais même dans le cas de petits clients, ne tenez rien pour acquis : même un simple numéro de TVA individuel peut avoir un siège opérationnel et administratif séparé. Assurez-vous d’avoir toutes les données et informations dont vous avez besoin pour envoyer vos factures à la bonne personne au bon endroit. Si par contre vous envoyez vos factures par e-mail, pensez à toujours fournir également une copie de votre commercial.

Vérifiez toujours l’en-tête de votre facture et l’adresse à laquelle vous vous apprêtez à l’envoyer. S’il est déjà désagréable de l’envoyer à la mauvaise personne au sein de la bonne entreprise, pensez à quel point cela peut être grave en l’envoyant même à la mauvaise entreprise ! C’est une erreur qui peut arriver plus facilement que vous ne le pensez, surtout si vous fournissez des biens ou des services similaires à plusieurs clients. Œil!

4- Ne pas détailler la facture

Ne soyez pas superficiels et décomposez chaque élément de votre facture. Votre client doit savoir exactement pourquoi il vous paie. Par exemple, si vous avez créé un site Web, n’écrivez pas simplement « Création de site Web = prix final », mais précisez chaque activité que vous avez réalisée (hébergement, enregistrement de domaine, conception graphique, traitement de contenu, insertion de contenu, test … ), attribuant à chacun son propre tarif.

Vous n’êtes pas obligé de raconter une histoire mais de fournir de la documentation, alors évitez de mâcher les mots et utilisez une simple liste à puces ou un tableau pour que tout soit clairement visible et compréhensible.

5- Ajouter des surcharges non convenues

Vos clients ont besoin de savoir exactement combien ils devront vous payer. Vous ne pouvez pas vous permettre de mettre quelque détail que ce soit au stade du devis, surtout si cela peut entraîner une dépense inattendue. Allons-y simple : vous avez un B&B et vous avez convenu d’un prix avec l’un de vos invités. Au moment de l’émission de la facture, cependant, vous ajoutez pour rien la taxe de séjour, que vous n’aviez jamais mentionnée. Ce n’est pas beau, même si c’est un tout petit chiffre.

Cela s’applique à tout type de surtaxe, mais également à tous les points qui n’ont pas été discutés en temps voulu. Par exemple, si vous êtes chargé de traduire un texte et qu’en cours de travail le client vous demande un complément, arrêtez tout et ajustez le devis en conséquence, soumettez-le-lui, faites-le approuver, puis reprenez votre travail. Ne continuez pas comme si de rien n’était et facturez ensuite un montant différent de celui initialement convenu.

C’est aussi votre travail de faire sentir au client la valeur de votre travail. Si, en vertu de votre intérêt à maintenir un certain type de relation, vous préférez ne pas retoucher le devis et souscrire à l’ajout, allez-y, mais assurez-vous que le client est conscient que c’était votre choix. Pour plus d’informations n’hésitez pas à consulter l’expert-comptable.