Comment gérer votre projet à l’aide d’un logiciel planning gratuit ?

Dans le monde professionnel, il est courant de devoir gérer de nombreux projets. Compte tenu des innombrables tâches à accomplir, il faudra recourir aux nouvelles technologies pour économiser votre temps de travail. Pour cela, vous avez à votre disposition divers logiciels de planning de projets gratuits. Ces outils vous aident à structurer votre travail. Mais surtout, toutes les parties prenantes pourront suivre l’avancement du projet sur une plateforme unique. Comment cela se déroule-t-il réellement ?

Pourquoi utiliser un logiciel planning gratuit ?

Si vous utilisez un logiciel de planning, vous pourrez suivre l’avancement de votre projet. Mais ce n’est pas son seul avantage. En effet, il sera aussi possible de centraliser vos documents sur une plateforme gratuite. Cette fonctionnalité est idéale pour exploiter les informations sur les anciens projets, comme référence pour ceux à venir. Les logiciels de planning de projet ne sont généralement pas offerts seuls. En effet, ils font partie d’un pack complet de gestion de projet. En réalité, les utilisateurs recherchent plus que la planification.

La plupart des chefs de projet seront intéressés par un outil de gestion de projet complet. En fait, ils auront besoin de fonctionnalités complémentaires pour les aider dans d’autres tâches. Cela concerne notamment la facturation, le suivi des deadlines, les rapports, etc.

Comment planifier votre projet ?

Noter les détails les plus importants

Avant de commencer un projet, il faudra mettre par écrit les détails les plus importants de celui-ci. Il s’agit de son nom, son numéro de référence et le nom des clients. Pour certains outils de planning, vous pouvez définir d’autres détails, tels que le flux de travail, le mode de facturation, l’estimation des heures de travail, etc.

Déterminer les tâches à réaliser au début et à la fin

L’étape suivante de la planification est de déterminer l’ensemble des tâches à accomplir, du début à la fin du projet. Créez des listes de tâches complètes qui permettront de les catégoriser et de les structurer par la suite.

Demander les avis de l’équipe

En tant que chef de projet, vous devrez obtenir un feedback de chaque membre de votre équipe. Cela est fortement conseillé si vous n’avez pas les connaissances techniques sur un projet. Les bonnes personnes vous diront tout ce qu’il y a à savoir. Parmi ces éléments, le plus important est la durée de réalisation d’une tâche. Si vous ne faites pas cela, il y a de fortes chances que vous donniez la priorité à des choses moins urgentes. D’ailleurs, le fait d’avoir la même vision globale assure une meilleure cohésion.

Créez des sous-tâches

Pour des tâches complexes, vous aurez la possibilité de créer des sous-tâches. De ce fait, vous allégerez les tâches les plus conséquentes. Par exemple, si un collaborateur ne peut accomplir un travail, un autre pourra facilement le relayer.

Répartir les tâches

Les rôles et les responsabilités dans un projet doivent être clairement définis. En effet, tous les projets ont besoin d’un chef pour le superviser. C’est le chef de projet qui affecte les bonnes personnes aux bons postes. Les outils de planning peuvent vous aider dans ce sens. Si besoin, vous pourrez faire appel à des freelances ou un collaborateur externe. Puisque vous travaillerez sur le Web, ces nouveaux membres auront juste à rejoindre votre plateforme virtuelle.

Par ailleurs, vous pourrez intégrer vos supérieurs à votre espace de travail. Il leur sera ainsi plus facile de connaître l’avancement du projet et de suggérer des modifications si nécessaire. Cela est aussi une manière de rester transparent vis-à-vis de votre entreprise et des autres parties prenantes. Bien évidemment, cela ne vous empêchera pas de mettre en place un espace uniquement dédié à votre personnel interne. De toute manière, il est tout à fait normal de garder certaines informations confidentielles. Cela est surtout valable si vous faites partie d’une société à vocation industrielle.

Fixer une échéance pour chaque tâche et sous-tâches

Déterminer à l’avance le temps approximatif à allouer à chaque tâche permet d’apprécier le degré d’avancement du projet. Il va de soi que le délai d’exécution doit être discuté et établi en concertation avec votre équipe. Délimiter dans le temps l’accomplissement des tâches et sous-tâches vous apporte une vision plus précise de l’avancement des travaux selon le planning initial établi. Cela vous donne la possibilité d’ajuster rapidement l’exécution des travaux restants compte tenu des délais et des estimations. En cas d’avance sur le planning, vous pourrez réaffecter les ressources pour uniformiser la réalisation du projet.

En résumé, les nouvelles technologies sont quasi incontournables pour les entreprises actuelles, peu importe leur envergure. Les logiciels de planning plus particulièrement offrent une solution ergonomique pour conduire un projet. Il faudra juste faire attention à choisir un logiciel correspondant à vos besoins. Après tout, il serait dommage de s’encombrer de fonctionnalités qui ne seront pas utiles.